気がつけば僕も今年で36歳。遅めの社会人デビューから10年がたった@sakucchiですこんばんわ。

おじさんになったなりにいろんな新人の仕事ぶりを見てきましたが、彼らがトラブルを起こすときには共通点があることに最近気づきました。

それは端的に言えば「ログに残さない」こと。

トラブルの発端はたいていここから始まっています。言わば未ログ問題から起こるトラブルを回避するため、LINEの時代にあえて僕はメールを活用することを提唱したい

バカとメールは使いよう。ってことで、今日はトラブルを回避するためのメール活用術を本ブログ初公開しちゃいますよ!

打ち合わせの議事録をメールする




程度の差こそあれ、トラブルの8割は「言った言わない」問題に起因するんじゃないでしょうか。そりゃあ打ち合わせで決まったことを忘れてしまったり、こっちが勘違いしてしまったりすることだってあるよにんげんだもの。

毎回じゃなくていいんです。あ、今回はいろいろ重要な事が決まったなって感じた時だけ「これこれこういう結論だったと思いますが、間違いありませんよね?」ってことを簡単でいいのでメールしておく。これだけ。

面倒かもしれませんが、しめきりの土壇場で「言った言わない」の話になるより全然マシです。

すぐに手にかかれないことは自分にメールしておく




「言った言わない」問題に次いでリスクが高いのが、「タスクの先送りからの失念」問題です。

タスク管理ソフトなどを使う人もいますが、タスク管理はなるべく自分の習慣にのせる方が効率がいいと思っています。今までの習慣にないことって、なかなか身につかないものだよにんげんだもの。

その点、メールは大多数の人が使うでしょうから、うっかりチェックし忘れるリスクも低い。

タスクが発生したらまず、「すぐやるべきこと」と「あとでもいいこと」に振り分けましょう。すぐやることは先送りせずさっさと済ませる。で、あとでもいいことは忘れないように自分宛てにメールしておく。これだけ。

人が少なくなった1日の最後や、まだ誰も出勤していない朝などにじっくりメールを開封して、1件1件こなしていけばミッションコンプリートです。

特に新社会人は覚えることもたくさんあるでしょうから、いろいろ忙殺されてるうちにタスクを忘れてしまいやすいので要注意です。

なんでもLINEに頼らない




仕事でLINEを使うところも増えてると聞きますが、LINEはフロー性が高いので、送った相手に忘れられてしまう、というリスクがあります。これが「悪意なき既読スルー」問題です。

忙しい相手ならなおさらで、その場で回答できるような内容じゃない場合、あとで返信しようと思ってうっかり忘れてしまうことだってあるよにんげんだもの。

一方でメールはストック性が高いし、未読に戻したり、フラグを立てたり、フォルダに振り分けたり、タスクをあとで振り返りやすい。相手がちゃんとメーラーを使いこなしていれば、LINEよりスルービリティは低いと言えます。

とは言えLINEのスピード感は利点なので、即決できることはLINEで、少し判断に迷いそうなことはメールと口頭でお願いする。これだけ。

きっとムダに待たされる生活から決別することができると思います。

CCに関係者を入れる



大学生まででは、そういう文化が形成されにくいのでしょうがないですが、けっこう新人がやりがちなのが、オンリーワンならぬ「オンリーTo」問題です。

忙しい人ほどたくさんのメールを処理しています。LINEよりスルービリティが低いとはいえ、ワンオブゼムなメールをうっかり見逃しちゃったりすることもあるよにんげんだもの。

そのときに助けてくれるのは職場の仲間しかいません。毎回必ず関係者にCC入れてメールする。これだけ。

そうすれば誰かしらが「○○さん、あのメール確認しました?」って聞いてくれる確率は高まりますし、自分や相手、もしくはその両者ともが病欠になったときも、周りがフォローしやすくもなる。高熱に浮かされてる中で引き継ぎをやらなきゃならないリスクも低くなるわけです

そんなわけで新社会人のみなさん、がんばってください。

新社会人といえば、国民的美少女GPの高橋ひかるちゃんが、じわじわと話題になってますね。



悪くないと思います。